terça-feira, 16 de agosto de 2011

Reuniões produtivas



                Uma boa equipe não trabalha direito sem uma freqüência adequada de boas reuniões. Já ouvi muitos gestores reclamarem de suas equipes e questionando o que fazer para melhorar a organização, produtividade, autonomia, dentre outros. Muitos casos em que tentamos contribuir, as soluções podem vir através de reuniões mais freqüentes e periódicas. Ao sugerir a solução através de reuniões, algumas vezes ouve-se que já se tentou fazer, mas que não é produtivo, que não há tempo e questões similares. Ocorre que como todos os outros processos organizacionais, as reuniões também precisam ser organizadas, planejadas e bem dirigidas.
                É preciso que o objetivo da reunião seja bem claro para todos, o que fará com que os convidados passem a vê-la com maior importância e possam contribuir melhor para o objetivo ser cumprido. O planejamento da reunião é fundamental, especialmente quando será necessário discutir informações. Deixando claro o que será tratado, as pessoas evitarão perdas de tempo tentando buscar e levar informações que não serão necessárias. O coordenador da reunião deve ter disciplina para conduzir a pauta, controlar as conversas paralelas e permitir que o maior número de pessoas participe, impedindo que alguém eventualmente tome a maior parte do tempo com suas exposições. O tempo indicado para uma boa reunião é de 1 hora, o que estimulará os participantes a limitarem o tempo e objetivarem suas participações. Um tempo maior tira objetividade e torna cansativo e dispersivo o momento que deveria ser especial para a organização e produtividade da equipe. É muito importante que haja uma ata, simples, com o principal objetivo de registrar as decisões tomadas e os encaminhamentos acordados no grupo. Esta ata com as decisões e encaminhamentos deve ser distribuída aos participantes após a reunião. Antes de concluir, é muito importante que o coordenador da reunião dê um feed back avaliando rapidamente o que ocorreu, o que poderia ter sido diferente e melhor e o que ficou de mais positivo do encontro.         
Desta forma, certamente as reuniões serão um dos melhores instrumentos de trabalho em equipe, contribuindo com os resultados dos seus negócios.   
                
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